Налоговая проверка деятельности организации редко осуществляется без негативных для нее последствий. Различные виды ответственности: штрафы, пени, доначисление налогов — вот наиболее распространенный результат налоговой проверки.
Кроме того, при проведении налоговой проверки могут применяться различные обеспечительные меры, парализующие нормальную повседневную деятельность организации.
Разновидности налоговых проверок
- Выездная – представители налоговых органов прибывают в офис компании и на месте исследуют необходимые документы.
- Камеральная — проводится наиболее часто и в основном заключается в изучении правильности заполнения налоговых деклараций.
- Встречная — осуществляется только в процессе камеральных и выездных проверок.
Налоговая ответственность организации при всех разновидностях налоговой проверки идентична.
Способы получения информации налоговыми органами при проведении выездной проверки
Основная задача налоговиков во время выездной проверки — собрать (и закрепить уже имеющуюся) информацию о связях с недобросовестными контрагентами, через которые компания по разным схемам получает необоснованную налоговую выгоду.
Для этой цели налоговые инспекторы используют три источника информации:
- свидетели, которыми могут быть любые работающие и уволенные сотрудники организации;
- документы;
- электронные носители информации (флеш-карты, жёсткие диски компьютеров, серверы и т.д.).
Рекомендованный порядок действий при проведении налоговой проверки
Подготовка к действиям проверяющих органов
К любой налоговой проверке стоит заблаговременно и основательно готовиться. Первым делом нужно проверить сам факт ее назначения. Необходимо получить решение о проверке с подписью руководителя инспекции, также следует установить личности проверяющих сотрудников.
В решении о проведении налоговой проверки содержится следующая информация:
- дата предстоящей проверки;
- перечень налогов, которые она затронет;
- личные данные проверяющих сотрудников.
Тщательный инструктаж потенциальных свидетелей
Согласно Налоговому кодексу РФ проверяющие имеют право вызывать в качестве свидетелей лиц, которые могут сообщить информацию, имеющую значение для налогового контроля.
В связи с этим, каждый действующий и бывший работник организации должен четко знать, как необходимо себя вести в случае вызова на допрос: какие сведения можно предоставлять, а какие нет.
Все сотрудники компании должны быть осведомлены о тех возможных вопросах, которые могут задаваться инспекторами (для директоров, бухгалтеров, прорабов, кладовщиков и других работников вопросы разные).
Свидетели должны не только заранее знать свои ответы, но и быть готовыми:
- к неожиданному допросу — когда инспектор отлавливает необходимого ему человека не на рабочем месте, например: поджидает его возле дома;
- к подтверждению работы с контрагентами — сообщить подробные сведения о том, когда, кем и каким образом эта работа осуществлялась.
Важно, чтобы ответы свидетелей друг другу не противоречили и создавали общую достоверную картину.
Создание определенных условий в помещениях организации для проведения проверки
Необходимо выделить проверяющим сотрудникам налоговых органов отдельный кабинет и оградить их от проникновения в другие помещения — для исключения неформального общения инспекторов с сотрудниками компании и доступа к иным документам. Нередко полученная таким способом информация используется против компании.
Заведите журнал, в который будет заноситься время посещений инспекторов. Это нужно для того, чтобы соблюдался установленный срок проверки. Если проверка приостанавливается, инспекторы не могут присутствовать на территории проверяемой организации и запрашивать какие-либо документы.
Также организуйте журнал регистрации требований налоговиков и список предоставляемых документов. Сами документы необходимо предоставлять только под роспись и только в виде заверенных копий.
Порядок передачи документов компании проверяющим сотрудникам
У налоговой инспекции существует множество способов поставить сделку под сомнение в результате исследования информации, содержащейся в документации компании. С этой целью проверяющие сотрудники:
- анализируют подписи в документах;
- сравнивают данные о товаре или работах в разных документах: договорах, актах, товарных накладных, ТТН и т.д.;
- проверяют возможность перевозки данного товара и его объёма указанным транспортом;
- сверяют государственные регистрационные знаки, марку транспортных средств, на которых производилась перевозка, с базой данных ГИБДД (а вдруг авто, которое перевозило щебень, является легковушкой?)
Чтобы предотвратить предоставление налоговым органам информации, о которой им знать нежелательно, вначале предстоит определиться с тем, нужно ли налоговой инспекции знать всё обо всех хозяйственных операциях компании.
Любые документы организации передавайте только должностным лицам, которые участвуют в проверке, иначе они могут быть попросту утеряны. В последнем случае доказать, что вы предоставляли документацию налоговикам, будет очень непросто.
Представляйте документы строго за период времени, подлежащий проверке. Документы, которые не относятся к проверяемым событиям, лучше не предоставлять. Чем больше проверяющие получат информации, тем больше у них возникает поводов для предъявления претензий.
Налоговые органы вправе истребовать документы компании только один раз. Список запрашиваемых документов должен быть конкретным и исчерпывающим. Оригиналы не следует выдавать ни в коем случае, так как существует риск не получить их обратно.
Подготовьте и тщательно отберите нужные документы – в них не должно быть никаких расхождений и противоречий. Надо ещё раз проанализировать содержание документов и суть хозяйственных операций, которые в этих документах отражены.
При проведении проверки потенциально опасной может оказаться любая сделка, поэтому желательно в этот период времени не совершать никаких сделок.
Порядок выдачи сведений, содержащихся на электронных носителях информации
Помните, что Вы не обязаны добровольно предоставлять сотрудникам налоговой инспекции доступ к своим электронным базам данных и компьютерам. На этом попадаются многие фирмы. Информацию следует передавать только в виде распечатанных и заверенных документов и только по официальному запросу налоговых органов.
Выемка компьютеров при проведении выездных проверок происходит в большинстве случаев. Информацию, обнаруженную на жёстких дисках, инспекторы изучают очень тщательно. Нередко полученные таким способом сведения используются в основе доначислений.
Если на жёстком диске хранятся счета-фактуры или другие документы, изготовленные от имени контрагента, или бланки с его печатями, значит, контрагент нереальный, а вся работа с ним ведётся исключительно «на бумаге». В результате можно попрощаться с вычетом по НДС и уменьшением расходов.
Также, если в свойствах файла дата создания документа будет позднее, чем хозяйственная операция, инспекторы также сделают вывод о создании фиктивного документооборота.
Об информации, которая хранится удалённо, тоже нужно подумать. Что будет, если инспекция получит доступ к электронной почте, где директор с главбухом обсуждают ту или иную схему? Или размер «серой» зарплаты за текущий месяц?
Что делать, чтобы обезопасить электронную информацию
- убрать «лишние» компьютеры из офисного помещения;
- хранить всю информацию на облачном сервисе или на удалённом сервере (и позаботиться о надёжности пароля);
- «почистить» электронную почту и снова не забывать о надёжном пароле;
- не обмениваться чувствительной информацией в социальных сетях и мессенджерах.
Нередки ситуации, когда миллионы рублей начисляются всего лишь из-за одного офисного компьютера, оставленного в свободном доступе.
Юридическая помощь по сопровождению налоговой проверки
Необходимо привлечь специалиста, который будет осуществлять сопровождение налоговых проверок. Таким специалистом является налоговый адвокат, обладающий познаниями в налоговом праве и ведении бухгалтерского учета.
Эффективное сопровождение налоговой проверки и представление грамотной пояснительной записки нередко помогает компании избежать привлечения к налоговой ответственности.
Сопровождение налоговых проверок – это важная юридическая услуга, позволяющая получить помощь настоящих профессионалов в сфере налогового права и снизить риски для вашей компании.
Услуги по сопровождению налоговых проверок
Если вы не будете пользоваться услугами налогового адвоката, любые проверки со стороны контролирующих органов могут повлечь за собой неоправданные расходы.
Коллегия адвокатов города Москвы «Адвокаты на Дубровке» предлагает широкий перечень юридических услуг в сфере налогового законодательства.
Наши адвокаты предоставляют следующие разновидности услуг:
- комплексное сопровождение налоговой проверки;
- представление интересов компании в комиссиях и ситуационных центрах;
- снижение налоговых рисков;
- обжалование результатов камеральной налоговой проверки;
- установление разновидности информации, которую необходимо предоставить проверяющим органам;
- снижение или устранение мер ответственности;
- сбор требуемых документов для применения льгот и возмещения;
- подготовка пояснений на запросы налоговых органов;
- анализ необходимых нормативно-правовых актов;
- проверка законности действий налогового органа и многое другое
Помните, что налоговые органы не имеют права превышать свои полномочия и нарушать установленную процедуру проверки.
Заключение
У налоговой инспекции есть три источника информации, дающей основание для привлечения к налоговой ответственности — свидетели (действующие и уволенные сотрудники компании), документы и носители электронной информации. С этими источниками необходимо тщательно и комплексно работать, чтобы обеспечить сохранность информации и защитить свой бизнес от налоговых доначислений.
Главная проблема многих руководителей заключается в том, что они не готовятся к налоговой проверке и бездействуют, когда она уже проводится. Необходимо начинать готовиться к выездной проверке незамедлительно, как только получено решение о её назначении, и обращаться к специалистам по сопровождению налоговых проверок, которые вам помогут.
Наши адвокаты всегда готовы прийти на помощь вашей организации. Кроме разового привлечения налогового адвоката к сопровождению налоговой проверки мы также предлагаем услугу абонентское юридическое обслуживание организаций. У нас вы можете получить целый комплекс услуг за умеренную плату.
